3 минуты

В прошлых публикациях мы дали определение точкам контакта с ЦА и подробнее поговорили о приветствии на входящем звонке.

А сегодня хотим заострить ваше внимание на деловой документации.

 

 

«А чего о ней говорить? Документы как документы, у всех такие» – скажете вы. И напрасно.

 

Отношение к документации у партнёров и поставщиков является отличным маркером, который чаще всего выдаёт отношение компании и к процессу оказания услуг. Безалаберность в документах – безответственность в работе.
Приведу пару примеров.

Один подрядчик прямо заявил на нашу просьбу выслать договор: у меня нет договора, вы сами что-нибудь найдите, скачайте и подпишите. Нас этот подход удивил и насторожил, мы настояли на том, что договор должен быть предоставлен его стороной. Договор был заключен, в конце концов, но в процессе работы услуги нам оказывались кое-как, мы замучились «мотивировать» исполнителей. В конечном итоге мы распрощались, т.к. работать в таком режиме уже не могли – все услуги делались через «пень-колоду».

Ещё ситуация: типография очень хочет с нами сотрудничать. Нас обхаживают: и цены-то дадим прекрасные, и сроки-то будут кратчайшие, только заключайте с нами договор. Ну, мы и попросили выслать этот документ. Они прислали... Судя по тексту, его написали году эдак в 1976. Мы в недоумении. Если у них такой древний договор, может быть, и оборудование такое же древнее? И качество печати, соответственно, не очень? Сроки, цены, всё меркнет перед перспективой выдать нашим клиентам некачественный продукт. Поэтому договор не заключили.

Одной из причин отказа зачастую становится именно договор о сотрудничестве. Договор – важнейший документ, который расскажет клиенту, что он получит в результате сотрудничества, какой риск может возникнуть, как застраховаться от ошибок. Функция договора – защитить обе стороны, рассказать об их правах и об обязанностях.

Сколько мы видели договоров с орфографическими, пунктуационными и смысловыми ошибками, текст набран разными шрифтами, с кривой версткой. Безусловно, мы обращаем на это внимание в силу своей деятельности, как парикмахер всегда замечает плохую причёску. Но это на самом деле важно! О чём говорит такой документ? В первую очередь о том, что договор составлялся абы как, лишь бы был.

Скорее всего, было скачано несколько документов из интернета, скопированы и вставлены в договор те куски текста, которые понравились. Вуаля – договор готов! Читаешь и диву даёшься – что это тебе прислали? Такой документ может повредить не только репутации компании-составителя, но и нанести серьёзные финансовые убытки, если он не вычитан юристами.

Бывают другие ситуации: видно, что договор писали, основываясь на опыте, по смыслу всё хорошо, все тонкости и нюансы описаны. Но! Количество пунктуационных ошибок зашкаливает. И с орфографией, прямо скажем, не очень. Такие договоры тоже вызывают беспокойство: сколько ошибок сделает контрагент при работе с нами?

Мы придерживаемся мнения, что деловая документация компании должна выглядеть прилично.
Обязательно на фирменном бланке. И БЕЗ ошибок.
Это касается смысла, орфографии и пунктуации. Ровная вёрстка. Единый шрифт во всём документе.
Это действительно важно.
Особенно для тех компаний, у которых бизнес напрямую связан с документооборотом.

В частности: проектным организациям, разработчикам сайтов и приложений, юристам, бухгалтерам, переводчикам, издательствам. Т.е. тем компаниям, у которых ошибка в их собственном продукте может обернуться проблемой для клиента.

В этих бизнесах договор о сотрудничестве всегда является важной точкой контакта, он не должен содержать ошибок. Потому что вдумчивый клиент может решить – уж если компания не в состоянии сделать себе грамотный и прилично выглядящий договор, то как они будут работать с моими документами или файлами? Сколько ошибок они допустят, и как потом мне это разгребать? И уйдёт. Туда, где его устроит договор о сотрудничестве.

А вы давно заглядывали в свою деловую документацию, которую высылаете клиентам: счёт, акт, договор и приложения к нему?

Взгляните на них глазами клиента и будьте предельно честны с собой: вызывают ли они доверие?
Не отталкивают ли даже самого педантичного клиента?